Por:
Diego Mauricio Mazo Cuervo
Vicerrector General
A finales del primer semestre de 1996, el Rector y Fundador del CEIPA, el Dr. Antonio Mazo Mejía, realizaba una ronda por la Institución a eso de las 9:00 de la noche; en la última hora de clase, encontró que un grupo de profesores habían terminado la sesión de ese día, media hora antes de la hora de finalización oficial. En ese momento entró, bastante disgustado, a la oficina del Vicerrector General, para pedirle que buscara algún medio mediante el cual no tuvieran que estar persiguiendo profesores para que cumplieran con los horarios de clase. En este pequeño encargo quedaba clara la Intención del Dr. Mazo de buscar un método mediante el cual se rompieran las barreras de tiempo y espacio en la educación. Desde la Vicerrectora General se procedió a formular el proyecto que le permitiría a la Institución incursionar en un nuevo modelo de educación, que no fuera ni el modelo tradicional, ni mucho menos el modelo de educación a distancia que en el país ya estaba bastante desprestigiado. Para ésto era necesario investigar qué había en el mundo sobre nuevas tecnologías de información y comunicaciones aplicadas a la educación; de esta manera se presentó un proyecto al Consejo Directivo de la Institución para emprender este nuevo camino.
En primera instancia se solicitó permiso al Consejo Directivo para realizar una serie de viajes internacionales a congresos y visitas a universidades en los Estados Unidos y en Europa, de tal forma que le permitieran a la Institución saber con certeza las dimensiones del proyecto.
El primer congreso al que se asistió fue en New Orleáns, Estados Unidos, donde se conocieron diferentes modelos y algunos casos exitosos de uso de la tecnología de información y comunicaciones en la educación. De este congreso se obtuvo una idea clara: lo que el CEIPA quería desarrollar era un modelo de educación virtual, pero aún no se tenía claro cuál de los diferentes modelos era el mejor para adaptar a las condiciones del país, a su desarrollo tecnológico en conectividad y a las limitaciones del mismo CEIPA.
A medida que se avanzaba en el conocimiento de experiencias y se estudiaba la poca literatura existente en ese momento, se formulo el proyecto "Universidad Virtual del CEIPA", con seis subproyectos que deberían iniciar la primera promoción de estudiantes virtuales en el primer semestre de 1999. El proyecto que el CEIPA quería era un modelo asincrónico en el tiempo y en el espacio, es decir, que se pudiera estudiar en cualquier momento y desde cualquier lugar, que fuera interactivo, inmediato y flexible.
Aunque se tenía claro el proyecto era necesario resolver muchos interrogantes que en algunos momentos hacían pensar que no se podría llevar a cabo, pero el Rector nunca desfalleció en su idea. Entre esas preocupaciones estaba por ejemplo: la inquietud de que si era más interesante conseguir un socio que quisiera apostar con el CEIPA en este proyecto, qué clase de plataforma tecnológica se debía adquirir para lograr implementar el proyecto, cómo debía capacitarse a los docentes, cómo se iba a financiar el proyecto, o también por que no algunos pensaba que era un embeleco del Rector y su Vicerrector, entre otras inquietudes.
A mediados del segundo semestre de 1997 se realizaba en Noruega una nueva versión del congreso al cual se había asistido el año anterior en New Orleáns, al cual asistió el CEIPA. En este congreso se realizaron dos presentaciones que sirvieron como referente para el modelo de la Institución: La primera fue la presentación de la Universidad Oberta de Cataluña, la cual llamó la atención del Vicerrector General de CEIPA, líder del proyecto. De inmediato se decidió entrar en contacto con esta institución y coordinar una visita de trabajo para el mes de enero de 1998. Se comunicó al Rector la noticia de que al parecer se había encontrado una Universidad que tenía en funcionamiento el modelo que se estaba buscando. La segunda experiencia fue de la Universidad Estatal de UTAH, que aunque usaba un modelo parecido al del Instituto Tecnológico de Monterrey parecía más asequible e interesante para las realidades de CEIPA.
Con esta universidad también se entró en contacto para realizar una visita hacia los meses de octubre, aprovechando un viaje que se planeaba realizar.
En este proceso de conocer experiencias y buscar definir un modelo para la educación virtual del CEIPA, fue necesario visitar un referente a nivel latinoamericano, que no podíamos dejar de lado, y que se mostraba como el modelo a seguir en la comunidad académica: el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey. Gracias a los contactos establecidos en el anterior evento, con ocasión de otro evento que se hacía en su Sede principal, se realizó una visita al ITESM. En esta visita estuvieron el Rector, el Vicerrector General, el Gerente Administrativo y el Decano de la Escuela de Postgrados del CEIPA, quienes concluyeron que este modelo era inalcanzable para la Institución, por los costos y la infraestructura que requería.
En dicho evento se contactó al representante de la National University de San Diego, en California, que tenía operando con mucho éxito el programa de postgrado Global MBA. Al conocer esta experiencia y aprovechando el mismo viaje, la comitiva decidió también visitar la National University, una vez terminada la visita a la Universidad Estatal de UTAH.
De estas tres visitas se conocieron dos universidades que funcionaban bajo tecnología satelital y que en lo único que diferían era en la infraestructura y la forma como los alumnos realizaban la retroalimentación. El otro modelo que era bastante diferente, usaba una mezcla de tecnología de Internet y CD ROM; aunque este último se aproximaba mucho más a lo que estábamos buscando, continuaba siendo lejano del modelo que quería implementar el CEIPA.
Mientras se buscaban diferentes posibilidades de convenios o alianzas y se conocían experiencias que enriquecían el modelo de educación virtual, el equipo de trabajo avanzaba en los seis subproyectos que se habían definido:
Académica: este subproyecto debería rediseñar los programas de acuerdo a la metodología de núcleos temáticos y de educación virtual que se había diseñado para la Institución. También rediseñar la presentación ante el ICFES de los programas para obtención del código, la formación de los profesores y la construcción de materiales para el desarrollo de los programas.
Administrativo: este subproyecto debería contemplar las inquietudes de financiación, selección y contratación de personal, desarrollo organizacional y la evaluación del desempeño.
Plataforma tecnológica: este subproyecto debería evaluar, seleccionar, adquirir y adaptar la plataforma que el CEIPA seleccionaría para el desarrollo del proyecto.
Infraestructura física: por estos días el CEIPA realizaba la construcción de su campus universitario en la Sede Sur, era tal el convencimiento de los éxitos que podría tener el proyecto de educación virtual que fue necesario intervenir los nuevos diseños y realizar los ajustes de acuerdo al impacto que tendría este nuevo modelo de educación.
Convenios: siempre estuvo en la mente de los directivos del CEIPA que sería fundamental que el CEIPA pudiera establecer convenios con alguna empresa o universidad que le permitiera minimizar el riesgo; dado lo nuevo del proyecto para el medio, y el impacto que éste pudiera tener en la imagen de la Institución.
Mercadeo: este proyecto debería definir la forma cómo se iba a posicionar el modelo d educación virtual.
Para finales de 1997 ya se habían adelantado los proyectos académicos en lo referente a planes de estudio, presentación al ICFES de la información necesaria para obtener el código y un plan de formación inicial para docentes. Otros proyectos que avanzaban rápidamente eran el administrativo y el de infraestructura física. Sin embargo, aún quedaban por resolver muchos aspectos de tipo operativo, que hasta no tener clara la plataforma tecnológica, no sería posible resolver.
El proyecto de plataforma tecnológica era uno de los que más preocupaba, porque en ese momento se creía que era lo más importante del proyecto; a pesar de esta creencia muy generalizada en los directivos, se tenía muy claro que el software necesario, debería ser una solución integral a las necesidades del CEIPA, de tal forma que un estudiante pudiera realizar cualquier gestión académico administrativa desde cualquier lugar. Esto implicaba no sólo el tema de las clases, sino también de los trámites como inscripción, matricula, certificados, entre otros.
Tal como se había acordado en Oslo, y aprovechando otro viaje a Barcelona España, para establecer un convenio con la Escuela de Administración de Empresas de Barcelona la EAE para los postgrados, se logró acordar una visita de conocimiento a la UOC y exploración para establecer algún convenio para el proyecto de educación virtual.
En enero de 1998 se realizaron con éxito las dos visitas; después de conocer el modelo de educación virtual de la UOC, para el CEIPA no hubo duda que era necesario mirar cómo establecer un convenio con dicha universidad, pero más que un convenio, se debería lograr alguna transferencia de conocimiento.
En un principio la UOC se presentó reacia a firmar algún convenio con CEIPA, pues era claro que aún no conocían la Institución, y mucho menos les interesaba el país. Para lograr interesarlos y que conocieran el país y la Institución, logró que ASCOLFA invitara a un experto de la UOC para su congreso anual que trató sobre educación virtual y donde CEIPA presentaría su proyecto. Gracias a este congreso, Joseph Maria Duart visitó la ciudad de Medellín y por supuesto al CEIPA, esto facilitó que la UOC empezara a mirar con mejores ojos la Institución.
A partir del regreso de Joseph Maria Duart a Barcelona, se emprendió la negociación, la cual se llevó a cabo vía e-mail; lo que para el CEIPA era algo bastante novedoso, porque no contaba con las competencias necesarias para hacerlo, pero tampoco le era muy fácil estar tomando un avión de un lado para otro, de tal forma que se aprendió a negociar por Internet.
Después de seis o siete versiones de posibles acuerdos, se llegó a un punto muerto, y se acordó que lo mejor era volver a vernos cara a cara para mirar cómo se resolvían las diferencias y de esta manera se fijó una nueva fecha de encuentro en Barcelona, en donde participarían los directivos de la UOC y los directivos del CEIPA.
En esta reunión se lograron establecer nuevamente los puntos sobre los cuales se trazaría un nuevo convenio de cooperación. Fueron necesarios otros seis o siete proyectos de convenios, hasta que se logró un acuerdo.
A principios del segundo semestre de 1999 se realizó en Vancouver Canadá el congreso de CREAD, y se decidió presentar la experiencia del proceso que se había vivido hasta el momento; en este evento se definió el plan de trabajo para apoyar a CEIPA con su proyecto de educación virtual.
Esto por supuesto impactó bastante el proyecto que CEIPA había diseñado; y fue necesario realizar una serie de ajustes al proyecto, y concluir algunas fases de tipo tecnológico y administrativo, para poder facilitar el proceso de transferencia de conocimiento de la UOC al CEIPA, así como la instalación del campus virtual que fue la herramienta que CEIPA seleccionó para desarrollar su proyecto de virtualidad.
Como se definió en Vancouver, el plan de transferencia iniciaría a finales de octubre y se extendería, en su primera etapa, hasta finales de noviembre; este plan incluía tres etapas:
Ajustes al modelo Diseñado por el CEIPA: en esta etapa se buscaba conocer bien al CEIPA, entender el sistema educativo colombiano, las oportunidades de acción, la organización interna y la definición de una estructura organizacional para abordar el proyecto de educación virtual del CEIPA.
Formación de profesores y administradores académicos: En esta etapa se busca formar un grupo piloto de profesores en todo lo referente a la educación virtual, para que ellos fueran los encargados de replicar el modelo a los demás profesores; también se tenía claro que era necesario formar al personal administrativo en temas de administración virtual.
Instalación del campus virtual y capacitación del personal técnico: la última etapa que se abordo fue la instalación del campus virtual y la capacitación del personal técnico en la administración de la plataforma.
Con este proceso de transferencia, el CEIPA inició su proceso de transformación; aunque hasta el momento eran mucho el tiempo y los recursos invertidos, aún faltaba un largo camino por recorrer.
Lo más importante de este proceso, fue comparar lo que se había diseñado con lo que proponía la UOC, y poder identificar todo lo que faltaba por realizar y aún no se había tenido en cuenta. Después de estos tres momentos, los contactos con la UOC se intensificaron y se desarrolló un nuevo plan de acción que permitió pasar a la fase de implementación.
Una vez finalizadas las etapas anteriores, el trabajo estaba por empezar; se puede decir que se tenían las piezas del rompecabezas, pero faltaba armarlas. Se emprendió la tarea de reconstruir la página web y por ende darle contenido al campus virtual, que aún era un edificio en obra negra, pues en el sólo había alguna información básica del CEIPA, pero ninguna que de verdad dijera que era una universidad virtual; el reto era grande porque en el año 2000 el CEIPA presentaría ante el país su nuevo campus universitario y su nueva sede virtual.
Durante ese diciembre y enero se trabajó arduamente para lograr tener ambos proyectos finalizados para febrero y efectivamente, a finales de febrero, se entregaron satisfactoriamente ambos proyectos.
Una vez se tenía el campus virtual y el personal de la Institución formado para enfrentar este proyecto, continuaban faltando aspectos importantes por concluir, como por ejemplo: los contenidos que se ofrecerían. En primera instancia se realizó un convenio con la UOC para ofrecer algunos diplomados y seminarios que ellos poseían; esta primera oferta se puede catalogar comercialmente como un fracaso: el nivel de interesados en los programas fue muy bajo.
Desde ese momento se empezó a repensar la estrategia comercial y fieles a la filosofía institucional de ser la Universidad de la empresa, se comenzó a trabajar en algunos proyectos; de esta manera, a mediados del año 2000 nace la unidad estratégica de negocios I-Solutions para el desarrollo de la educación virtual. I-Solutions se encargaría de la producción de materiales, desarrollo y comercialización de soluciones informáticas para ambientes virtuales y consultoría tecnológica. I-Solutions inició la producción de materiales para los programas de pregrado, bajo la modalidad a distancia con uso de las nuevas tecnologías, aunque aún no se tenía código para poder ofrecer el programa.
El consejo académico del CEIPA decidió que era importante que los alumnos presénciales de la Institución también tuvieran acceso al campus virtual, y estableció que el uso de las tecnologías de información de comunicaciones deberían ser obligatorias para todos los programas de pregrado, y por lo tanto todos los núcleos deberían tener 60% de presencialidad y 40% bajo el uso de las TICs, a partir del 2001.
Esta última decisión fue fundamental para involucrar a todos los profesores y a la administración en el modelo de educación, aunque éste sólo se aplicaría con los estudiantes nuevos. Paralelo a esto, se desarrolló un diplomado con todos los docentes y facilitadotes empresariales sobre educación virtual, el cual se desarrollaba la mitad presencial y la mitad virtual, con el objetivo de fortalecer los conocimientos inicialmente impartidos por la UOC.
En este momento, se había logrado ajustar la producción de materiales, se tenía un grupo de docentes formados en el modelo virtual e interesados en el proyecto, los procesos administrativos eran claros para los estudiantes virtuales y presénciales; también se tenía un buen número de experiencias con seminarios y diplomados empresariales; pero lo que aún faltaba era el código ICFES para el programa de Administración de Empresas bajo la modalidad a distancia; sólo hasta finales del año 2000, después de un proceso de casi dos años, se logró obtener la autorización estatal.
Dado que el código ICFES fue notificado a mediados del mes de diciembre del año 2000, se emprendió la campaña de mercadeo para el segundo semestre del 2001. Entrar a ofrecer un programa bajo esta modalidad más o menos desconocida en el país, era algo bastante arriesgado, por ésto la Institución prefirió iniciar los programas virtuales a partir del 2002.
En el 2002 fue el gran inicio de los programas de pregrado. Desde entonces se ha iniciado un nuevo grupo cada tres meses, cuando se han ido conformado las cohortes. Hoy, al 2004, el CEIPA con un sólo programa de pregrado bajo esta modalidad, tiene cerca de 270 estudiantes.
Pero aunque la voluntad de la Institución es ofrecer sus postgrados y pregrados bajo las dos modalidades: presencial y virtual, o como prefieren llamarlo en Colombia: educación a distancia, aún no ha sido posible por la lentitud y la falta de apoyo de las entidades involucradas en el proceso, tales como el ICFES con el trámite de los códigos.
Durante todos estos años, pero especialmente los últimos cuatro, el CEIPA ha logrado apropiarse de un modelo nuevo de educación que no sólo lo ha llevado al programa de Administración de Empresas, sino también a la educación presencial, lo que ha permitido ofrecer una serie de programas diferenciados y de alta calidad.
Tal vez lo más importante que ha logrado el CEIPA en este proceso, es contar con un grupo de profesores y un equipo administrativo que se han apoderado del modelo y que hoy hacen posible que este proyecto vaya mostrando sus frutos y permita asumir nuevos retos y ofrecer nuevas alternativas de educación, tanto a nivel de pregrado, como de postgrado o de formación empresarial.
Hoy nuestros alumnos virtuales están en cerca de seis países en más de quince ciudades de Colombia, lo que permite cumplir con una de las metas trazadas. La satisfacción de los estudiantes y el nivel de deserción es uno de los factores que más enorgullece, porque éste último en el programa de Administración de Empresas no llega al 10% y la calificación de los docentes está cerca al 4.3 sobre 5.
El Banco de Materiales que el CEIPA ha desarrollado en los últimos cuatro años es equivalente a unas 4.000 horas académicas entre las que se cuenta con el pregrado de Administración de Empresas, más de 40 seminarios y cerca de unos 15 diplomados en las áreas de administración, finanzas, mercadeo, desarrollo humano y educación virtual; parte de estos materiales ya se han logrado exportar a otros países de Centroamérica.
A nivel administrativo el CEIPA también ha alcanzado importantes metas que le permiten continuar respaldando con hechos su filosofía de responder a los retos que día a día se imponen con el desarrollo del conocimiento.
A principios del 2004, el CEIPA logra la certificación de todos sus procesos bajo la norma ISO 9001 versión 2000, convirtiéndose de esta manera en la primera y única institución de educación superior en Colombia, en lograr esta certificación y poniéndola cada vez más cerca de la acreditación de sus programas de pregrado ante el Consejo Nacional de Acreditación - CNA.
Este proceso también le ha permitido a la Institución la participación en más de diez seminarios nacionales e internacionales en donde se han presentado los resultados del trabajo en el tema de educación virtual.
Para el segundo semestre de 2004 el CEIPA estará presentando una nueva publicación sobre cómo abordar el desarrollo de la educación virtual en una institución de educación, como fruto de la investigación que se realizó hasta el 2003.
Gracias a todas estas acciones el CEIPA hoy es reconocido como una de las Instituciones líderes en el tema de educación virtual en Colombia.
Pero la educación virtual en el CEIPA no se ha quedado sólo en los posgrados, sino que también se ha llevado a la formación empresarial a través de programas como diplomados y seminarios; hoy el CEIPA en educación no formal cuenta con más de 4.000 estudiantes para las principales empresas del grupo empresarial antioqueño y otras empresas reconocidas no sólo en Medellín sino en todo el país.
Sin lugar a dudas, el posicionamiento y reconocimiento que el CEIPA ha alcanzado a través del desarrollo de un nuevo modelo educativo y en insistir en que es una empresa dedicada a la gestión del conocimiento gerencial, le permiten decir abiertamente que es la Universidad de la empresa y en la empresa.